c/o Säätiöt ja rahastot ry (1952675-8)

Fredrikinkatu 61 A, 9. krs.

FI-00100 Helsinki

Henkilötietojen käsittelijä
Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. (2379356-8)
Yrjönkatu 27
00100 Helsinki

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. käyttää seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä:
- Amazon Web Services, sähköpostien lähettäminen hakujärjestelmään rekisteröityneille käyttäjille
- Hetzner Online GmbH, kaiken rekisterissä olevan tiedon säilyttäminen Hetznerin servereillä

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Mikko-Olavi Seppälä
Tietosuojavastaava
mikko-olavi.seppala@postdocpooli.fi

0400-868 006

Rekisterin tarkoitus (oikeutettu etu)
Tietojen käsittely rekisterissä perustuu oikeutettuun etuun. Henkilötietoja käsitellään Säätiöiden post doc -pooli tavoitteen toteuttamiseksi. Tietoja, joiden käsittely sisältää erityisiä riskejä, kuten henkilötunnus, käsitellään niin rajatussa määrin kuin mahdollista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Apurahojen ja stipendien hakijoita koskeva rekisteri:
- Säätiöiden post doc -pooliIlle osoitettujen apurahahakemusten käsittely
Apurahojen ja stipendien saajia koskeva rekisteri:
- Myönnettyjen apurahojen ja stipendien seuranta.
Hakuprosessin yhteydessä hakijan antamaa palautetta koskeva rekisteri:
- Hakujärjestelmän käyttäjäystävällisyyden ja toimintojen kehittäminen
- Rekisterillä ei ole vaikutusta hakijan jättämien hakemusten käsittelyyn.

Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä säilytetään hakijasta tai hakijan yhteyshenkilöstä ensisijaisesti tietoja, jotka hakija on antanut.
Pakolliset henkilötiedot hakemuksen jättämiseksi:
- tiedot, joilla hakija tunnistetaan (esim. nimi, osoite, puhelin, sähköpostiosoite)
Hakijan itsestään antamat tiedot hakemuksessa, esimerkiksi:
- matrikkeli tai ansioluettelo
- koulu- ja tutkintotodistukset
- työtodistukset
- muut asiakirjat ja tiedot, jotka hakija on liittänyt hakemuksensa tueksi
- mahdolliset suositukset, jotka on hankittu hakijan suostumuksella
- muut hakemusta varten tarvittavat tiedot.
Jos hakijalle myönnetään apuraha tai stipendi, sähköiseen rekisteriin tallennetaan lisäksi esimerkiksi seuraavat tiedot hakijasta:
- tiedot päätöksen ajankohdasta
- tiedot mahdollisista muutoksista apurahaan tai stipendiin tai niiden palautumiseen liittyen
- apurahan tai stipendin saajan selvitys apurahan tai stipendin käytöstä.

Alle 15-vuotiaat henkilöt
Alle 15-vuotiaiden henkilöiden, jotka haluavat hakea apurahaa tai stipendiä, tulee pyytää vanhempiaan/huoltajiaan olemaan yhteydessä meihin ennen hakemuksen jättämistä.

Tietojen säilyttämisaika
Hakijan hakemukset ja tiedot säilytetään kolmen vuoden ajan. Apurahansaajien hakemukset arkistoivat sekä myönnön tehnyt säätiö että Säätiöiden post doc -pooli.

Henkilötietojen säännönmukainen luovutus
- Hakemuksia käsittelevät Säätiöiden post doc -poolin henkilöstö, luottamushenkilöt sekä ulkopuoliset asiantuntijat.
- Kaikilla henkilöillä, joilla on pääsy tietoihin, on salassapitovelvollisuus.
-Hakemuksia arvioivilla henkilöillä on rajattu pääsy vain siihen aineiston osaan, jonka he tarvitsevat voidakseen toteuttaa työtehtävänsä. Oikeus päästä tietoihin on rajattu ajallisesti siten, että henkilöt eivät pääse tietoihin enää tehtävänsä päättymisen jälkeen.
- Oikeus nähdä ja päivittää henkilötietoja on rajattu sekä henkilöiden osalta että ajallisesti rekisterinpitäjän sisäisten, keskitetysti hallinnoitujen oikeuksien kautta.
- Myönnettyjen apurahojen ja stipendien osalta tietoja voidaan luovuttaa (kielteisiä päätöksiä ei julkaista):
 o julkaisuihin
 o verkkosivuille
 o sosiaaliseen mediaan
-Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa muille rahastoille ja säätiöille tiedonvaihdon edistämiseksi.

Tietojen luovuttaminen Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
- Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisille maille.

Apuraha- ja stipendipäätösten ja henkilötietojen julkaisemista koskevat periaatteet
Rekisterinpitäjä julkaisee seuraavat tiedot kaikista apurahojen ja stipendien saajista:
- nimi
- tutkimusala
- myönnetyn apurahan tai stipendin käyttötarkoitus
- apurahan suuruus
- myönnön tehnyt säätiö
- päätöspäivämäärä

Päätös tietojen julkaisemisesta perustuu tavoitteeseen ylläpitää julkista luottamusta apuraha- stipendijärjestelmään sekä välttyä päällekkäisyyksiltä koskien apurahojen ja stipendien myöntämistä erityisiin tarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä suojaa hakijoiden, asiantuntijoiden ja suosittelijoiden oikeutta yksityisyyteen eikä näin ollen luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja.

Rekisterisuojan periaatteet
- Hakemusten ja tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, että hakijoiden yksityiselämää ei tarpeettomasti loukata. Aineistoa käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävä vaatii sitä. Käsittelyyn osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
- Rimbert on apuraha- ja stipendihakemusten käsittelyjärjestelmä, jota ylläpitää ja jonka oikeudet omistaa Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. Säätiöiden post doc -pooliIlla on sopimukseen perustuva oikeus käyttää ohjelmaa. Ohjelman käyttöoikeus ei kata oikeutta ohjelman koodiin eikä myöskään oikeutta luovuttaa kolmannelle osapuolelle ohjelman käyttöoikeutta. Käyttöoikeus ei myöskään sisällä oikeutta tehdä muutoksia ohjelmaan.
- Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. suojaa hakemukset, tiedot ja hakemusten liitteet ulkopuolisilta.
- Hakijan yhteys apuraha- ja stipendihakemusten käsittelyjärjestelmän verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella, josta Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. vastaa.
- Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. on tehnyt sopimuksen Hetzner Online GmbH kanssa, joka vastaa palvelusta. Rekisteriä säilytetään Hetzner Finland Oy pilvipalvelussa. Sekä Hetzner Online GmbH että Hetzner Finland Oy ovat ISO27001-sertifioituja, mikä todistaa, että he ovat luoneet ja ottaneet käyttöön asianmukaisen tietoturvan hallintajärjestelmän (ISMS). Hallinnollisella salasanalla suojattu pääsy rekisteriin on vain Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. nimetyillä henkilöillä.

Automaattinen käsittely
Emme hyödynnä automatisoituja päätöksentekoprosesseja.

Oikeus omien tietojen tarkistamiseen
- Jokaisella on oikeus tarkistaa, onko heistä tietoja Säätiöiden post doc -poolin rekisterissä.
- Jokaisella on oikeus tarkistaa omat tietonsa rekisterissä.
- Pyyntö saada tiedot tulee tehdä kirjallisesti ja sen tulee olla tietoja pyytävän henkilön allekirjoittama. Hakujärjestelmän käyttäjä voi myös kirjautua sisään käyttäjätililleen ja ladata itse kaiken tiedon, joka tilin yhteyteen on tallennettu (”Henkilötiedot” kohdassa).
- Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää pyynnön jättänyttä henkilöä todistamaan henkilöllisyytensä.
- Rekisterinpitäjä suojaa hakijoiden, asiantuntijoiden ja suosittelijoiden yksityisyyttä eikä näin ollen luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja.
- Pyyntöön vastataan kuukauden sisällä sen esittämisestä.
- Pyyntö tulee lähettää osoitteeseen:
Säätiöiden post doc -pooli
Tietosuojavastaava Mikko-Olavi Seppälä
c/o Säätiöt ja rahastot ry

Fredrikinkatu 61 A, 9. krs.

FI-00100 Helsinki

Oikeus tietojen oikaisemiseen
- virheellinen tieto rekisterissä on oikaistava rekisteröidyn yksilöityyn pyyntöön perustuen
- pyyntö tulee lähettää osoitteeseen mikko-olavi.seppala@postdocpooli.fi

Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä hakemuksen yhteydessä, mutta tällöin hakemuksen käsittely keskeytetään.

Oikeus vaatia tietojen poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen poistamista, jos:
- hän vastustaa käsittelyä eikä tietojen käsittelyyn ole oikeutettua tai oikeudellista perustetta jatkossa
- tietojen käsittely on lainvastaista.
Lainsäädännöllisesti Säätiöiden post doc -pooli on monessa tapauksessa velvollinen säilyttämään henkilötietoja esimerkiksi lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien vaateiden hoitamiseksi.

Oikeus tietojen siirtämiseen
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely on EU:n tietosuoja-asetuksen vastaista.